15 de fev de 2009

ESCRITÓRIO ENXUTO (LEAN OFFICE)



Este artigo tem como objetivo fazer uma revisão bibliográfica das mais importantes formas de desperdício nos escritórios e apresentar os métodos que podem ser aplicadas no ambiente administrativo para transformar os escritórios em “lean offices”. Várias ferramentas e conceitos lean usados no chão da fábrica vêem sendo utilizados e implementados em ambientes administrativos. É importante que as áreas administrativas trabalhem integradas e em sintonia com a área fabril, pois elas estão conectadas e são interdependentes.


1. DESPERDÍCIOS NOS ESCRITÓRIOS

A idéia de tornar também enxutos os processos administrativos vem sendo aceita por empresas no Brasil e no mundo. Porém, a migração destes conceitos da área fabril para o escritório não é tão simples. È mais fácil identificar os desperdícios quando são envolvidos matérias primas e processos de transformação física ou química. Na área administrativa, a maior parte das atividades diz respeito a geração de informações, o que torna difícil a identificação dos desperdícios, pois visualizar o processamento de algo intangível como a informação é bem mais complicado. No escritório, o que são os estoques? Pode-se defini-los como os relatórios produzidos e parados por dias nos computadores a espera de alguma análise? O que são os defeitos? Retrabalhos e dados incorretos registrados? Uma máquina parada ou a falta de matéria-prima em uma fábrica causa desperdício e é visualizada imediatamente, mas no escritório nem sempre fica visível esta situação. Conforme Lareau (2002), os desperdícios nos processos administrativos classificam-se da seguinte forma:

. Alinhamento de objetivos: é a energia gasta por pessoas trabalhando com objetivos mal entendidos e o esforço necessário para corrigir o problema e produzir o resultado esperado;


. Atribuição: é o esforço usado para completar uma tarefa inapropriada e não necessária;


. Espera: é o recurso perdido enquanto pessoas esperam por informações, reuniões, assinaturas, o retorno de uma ligação e assim por diante;


. Movimento: é o esforço perdido em movimentações desnecessárias;


. Processamento: um trabalho não executado da melhor forma é um desperdício de processamento;


. Controle: é a energia usada para controlar e monitorar e que não produz melhorias no desempenho;


. Variabilidade: são recursos utilizados para compensar ou corrigir resultados que variam do esperado;


. Alteração: é o esforço usado para mudar arbitrariamente um processo sem conhecer todas as conseqüências e os esforços seguintes para compensar as conseqüências inesperadas;


. Estratégia: é o valor perdido ao implementar processos que satisfazem objetivos de curto prazo, mas que não agregam valor aos clientes e investidores;


. Confiabilidade: é o esforço necessário para corrigir resultados imprevisíveis devido a causas desconhecidas;


. Padronização: é a energia gasta por causa de um trabalho não ter sido feito da melhor forma possível por todos os responsáveis;


. Subotimização: é causada pela concorrência de dois processos, no melhor caso o desperdício será o trabalho duplicado, mas pode chegar ao comprometimento de ambos os processos e na degradação do resultado final;. Agenda: é a má utilização dos horários e da agenda;


. Processos informais: ocorre quando recursos são usados para criar e manter processos informais que substituem os processos oficiais ou que conflitam com outros processos informais, e também os recursos utilizados para corrigir os erros causados por este sistema;


. Fluxo irregular: recursos investidos em materiais ou informações que se acumulam entre as estações de trabalho e criam o desperdício de fluxo irregular;


. Checagens desnecessárias: é o esforço usado para inspeções e re-trabalhos;


. Erros: são causados pelos esforços necessários para refazer um trabalho que não pôde ser utilizado;


. Tradução: é o esforço requerido para alterar dados, formatos e relatórios entre passos de um processo ou seus responsáveis;


. Informação perdida: ocorre quando recursos são requeridos para reparar ou compensar as conseqüências da falta de informações chave;


. Falta de integração: é o esforço necessário para transferir informações (ou materiais) dentro de uma organização (departamento ou grupos) que não estão completamente integradas à cadeia de processos utilizados;


. Irrelevância: esforços empregados para lidar com informações desnecessárias ou esforços para fixar problemas que isso causa;. Inexatidão: é o esforço usado para criar informações incorretas ou para lidar com as conseqüências disso;


. Inventário: são todos os recursos aplicados a um serviço antes dele ser requerido, todos os materiais que não estão sendo utilizados e todos os materiais que já estão prontos para serem entregues e estão aguardando;


. Processos secundários: são os recursos despendidos em processos secundários que ainda não podem ser utilizados pelos passos seguintes do processo;


. Ativos subutilizados: são os equipamentos e prédios que não estão sendo usados de forma máxima;


. Transporte: todo transporte de materiais e informações, exceto aqueles utilizados para entregar produtos e serviços aos clientes;


. Falta de foco: ocorre toda vez que a energia e a atenção de um empregado não está voltada para os objetivos críticos da organização;


. Estrutura: acontece quando comportamentos existentes, expectativas, procedimentos, rituais, regulamentos, cargos e prioridades não estão reforçando, guiando, e orientando o melhor comportamento para redução de desperdícios e também quando existe muita diferença entre a estrutura organizacional da empresa e os elementos fundamentais encontrados nas organizações de classe mundial;


. Disciplina: ocorre sempre que existir uma falha no sistema de identificação acurada e reação rápida contra negligência, falta de responsabilidade e problemas relacionados à disciplina esperada dos empregados;


. Domínio: ocorre toda vez que uma oportunidade de aumentar o domínio de um empregado sobre sua área de trabalho não for utilizada;


A identificação dos desperdícios não é a única dificuldade. Muitas vezes, métodos para aumentar a eficiência não são vistos com muita normalidade pelo pessoal das áreas administrativas. A padronização, por exemplo, é um problema, pois os especialistas afirmam que é possível definir a maneira e o tempo exato para realizar qualquer tarefa repetitiva, sendo que as mesmas podem ser feitas de maneira mais segura e eficiente. O problema é que o funcionário do escritório tende a acreditar que seu trabalho, ao contrário do funcionário da fábrica, não está vinculado a uma rotina diária ou a qualquer tipo de padronização ou padrão pré-determinado.

Jeferson Duarte Oliveira - Pós Graduado em Controladoria da UFRS.

3 comentários:

Daniel disse...

Isso é plágio, boa parte do material utilizado neste artigo está na defesa de tese de Ricardo de Carvalho Turati - Aplicação do Lean Office no setor Administrativo público da universidade de São Carlos.... isso é crime e o autor original não foi citato em lugar algum...

#2 Gui disse...

Créu!

Jeferson disse...

Entreguei meu artigo em 03/2007 na UFRGS, o Ricardo pelo que vi deve ter entregue o seu depois do meu, então meu "amigo" Daniel eu devo ter plagiado da mente dele, te informa antes de sair acusando as pessoas.

Até porque quem entende um pouquinho do tema, sabe o quanto ainda é escasso o assunto e muito provavelmente devemos ter usado a mesma bibliografia.